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如何有效地組織會議?

時間:2014-12-11 來源:www.ttbwhk.live
◆在最短的時間內達到會議目的。
    如果你將組織一次會議,你如何才能有效地組織一次成功的會議呢?主持成功會議有十個要素。這些要素是:什么情況下有必要開會,什么情況下沒必要開會,開會的人選如何確定,開會的議程怎么去準備,會前怎么準備,會議怎么開始,會議中如何去遵守時間,如何主持及控制會議,三亞會議的總結及會議記錄。
    會議的必要性
    什么情況下有必要開會,開會開得好是一種效率,開得不好就是浪費時間。因此首先應確定哪些情況下必須開會。
    ◆需要通過討論來獲得最佳的決策,需要開會。
    ◆需要聽取多方面的意見,獲得別人的支持需要開會。
    ◆需要聽取不同的意見,達成共識,共同完成某項工作需要開會。
    ◆傳遞會議的內容復雜但是很重要,要求所有的人都要正確理解的需要開會。
    ◆身體語言和口頭表達在傳遞信息中起著重要的作用,可以激勵士氣。例如保險公司,有一個層會,層會必須通過語言的表達,通過身體語言的動作激勵士氣。這種情況也要開會。
    ◆匯報項目的進度,協調多方的合作需要開會。
    什么情況下沒必要開會,開會需要花費,需要人的時間和精力,每次召開會議之前應該仔細地考慮,是否有必要開會,有沒有其他的方式可以比開會更有效。以下的情形就沒必要開會:
    ◆傳遞一般信息給許多人,你可以用電子郵件分發。
    ◆已經有例會了,你可以安排在例會上討論。
    ◆資料未收集齊備或者起決定作用的人無法參加,不用開會。
    ◆你是決策的人,并且你應該知道,讓其他人來參加可能會把事情復雜化,并且拖延時間。這種情況下,也不必開會。
    會議的準備
    與會人選的確定,如果會議必須開,誰來開會,要看與會者是否能夠符合以下要求:
    ◆會議決策的執行者或者會議決策的參與者
    ◆與會主題相關的專業人士能不能到場
    ◆開會時提供特定咨詢的人
    【案例】
    如果今天要開一個新產品發布會,參加會議的人有哪些?決策者可能是總經理,可能是比總經理更高職務的董事。新產品開發的發布會,開發部的人是不是要參加?開發部的主管要參加嗎?銷售部要不要參加?采購部相關原料的采購是不是屬于相關人員要不要參加?同時開會時提供特定咨詢的人,是不是也要參加?
    一個會議確定合適的人選很重要,跟這個會有關的或者參與決策的,或者是有協調部門的,有特定咨詢的人,你都要去考慮。會議的效果和與會者人選是否合適是非常相關的。如果剛才一個產品發布會采購部的人不在,這個原料在制造的過程中,可能會影響到價格,或者說這個原料可能要進口或者現在可能是不好得到,因此產品定價就會稍微高一點。如果采購部的人不在,他怎么知道這個價格呢?市場部怎么來定價呢?所以會議的效果與參會者緊密相關。
    人數方面呢?如果人數多的話,就要考慮是否所有人都需要從頭到尾參加,有的會議是列席,也可在某個階段參加,提供意見以后就可以離開,或者只參加相關的議題。
    準備會議的議程
    寫明會議開始時間和結束時間:
    ◆給每一項議題分配時間,時間以分鐘來計算。
    ◆會議的議程應具備的內容:日期、開會的時間、地點、開始時間、結束時間、會議的主題。
    ◆議程應該事先發出,以便各部門提前準備。
    通過以上講解,相信大家對組織會議的重要性也有了一定的了解,總結的幾點希望對大家也有所幫助。
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